Zeiterfassung für Sonderleistungen und Arbeitszeit

Prozessoptimierung

8. Juni 2025

Immer öfter sind von Immobilienverwaltungen Sonderleistungen zu erbringen.

Doch wie wird die dafür notwendige Zeiterfassung und Dokumentation in der Praxis umgesetzt? Es geht nicht nur darum, dass eine unternehmerisch arbeitende Hausverwaltung ihre Leistung fair und transparent abrechnen möchte. Durch die gestiegenen Gehälter und den immer umfangreicheren Aufgabenkatalog einer Hausverwaltung ist der Bedarf für eine geänderte Vorgehensweise definitiv vorhanden.

Es ist offensichtlich, dass die bisherige Excel-Tabelle nicht mehr genügt, welche zudem nicht so geführt wird, wie es dem tatsächlichen Aufwand entspricht. Ein Relikt, wie so vieles in unserer Branche, von dem es sich zu lösen gilt.

Schließlich gehört gut nachvollziehbar genau das abgerechnet, was der Verwaltervertrag und die Beschlusslage zulassen. Die Beschränkung auf die Grundvergütung und die Nichtberechnung der Sonderleistungen als Geschenk für die Eigentümer zu betrachten, entspricht nicht der Wettbewerbsfähigkeit einer gut aufgestellten Immobilienverwaltung. Nun gibt es zwar zahlreiche webbasierte Zeiterfassungsprogramme, welche für die Immobilienverwaltung jedoch im Regelfall über keine Schnittstelle zur Vorgangsbearbeitung oder zu dem ERP-System insgesamt verfügen.
Manche Kundenportale mit Aufgabenmanagement besitzen zwar eine Zeiterfassung, jedoch oftmals lediglich rudimentär und somit den gestiegenen Ansprüchen nicht immer genügend.

Eine Übersicht hinsichtlich der Instrumente zur Zeiterfassung zu erhalten, insbesondere welche für die Hausverwaltung und speziell für die eigene in Frage kommt, ist eine echte Herausforderung. Dieses Werkzeug sollte so praktisch wie möglich handhabbar sein, inklusive einer direkten Unterstützung beim Schreiben der Sondervergütungs-Rechnung.

Idealerweise bleibt dann die Arbeitszeit der Mitarbeiter keine völlig unbekannte Größe mehr.
Die Zeiterfassung als Teil des modernen Arbeitslebens auch in der Hausverwaltung benötigt eigentlich gar nicht mehr die Anschubhilfe durch die nun bald wirklich greifende, bisher lediglich auf dem Papier stehende gesetzliche Notwendigkeit der Arbeitszeiterfassung.
Das Bundesarbeitsgericht bestätigte am 13. September 2022 mit einem Urteil die Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs von 2019.
Demnach sind auch Immobilienverwaltungen als Arbeitgeber grundsätzlich dazu verpflichtet, die Arbeitszeit der Mitarbeiter zu dokumentieren.
Die Erfassung der Arbeitszeit betrifft jede Arbeitsform, egal ob vor Ort im Verwalterbüro oder im Homeoffice.

Mehr dazu lesen Sie im Artikel Zeiterfassung für Sonderleistungen und Arbeitszeit

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