Zwischen Erreichbarkeit und Mitarbeiterentlastung

Es spielt keine Rolle, wie gut eine Immobilienverwaltung aufgestellt ist: Das Thema Telefonie ist und bleibt ein Dauerbrenner.
Die Mitarbeiter wünschen sich angesichts der hohen Belastung, dass das Telefon möglichst gar nicht mehr klingelt. Die Geschäftsführung hingegen gibt sich als besonders serviceorientiert und wirbt nicht selten mit beinahe ständiger Erreichbarkeit.
Üblicherweise läuft es auf einen Mittelweg hinaus, nämlich eine mehr oder weniger gut organisierten Telefonzeit, meist vormittags.
Tatsächlich jedoch klingelt es häufig auch nach dem Mittagessen weiter.

Hinzu kommen Popup-Fenster der Telefonanlage, die ein schlechtes Gewissen wegen unerledigter Vorgänge erzeugen, sowie die Notwendigkeit, irgendwann die Sprachbox abzuhören.
All das führt dazu, dass trotz vermeintlicher Telefonzeiten kaum konzentriertes Arbeiten möglich ist.
Stellen wir uns daher eine vor kurzem noch undenkbare Frage: Muss eine Hausverwaltung überhaupt telefonisch erreichbar sein?
Stehen 30 Euro im Monat je Kunde bzw. Wohneinheit tatsächlich in Relation zu einer direkten persönlichen Erreichbarkeit? Die grundsätzliche Hinterfragung einer ständigen telefonischen Verfügbarkeit ist mittlerweile kein Tabu mehr. Die Lösung muss dabei nicht zwingend in einer KI-Telefonie liegen, auch wenn diese zunehmend Bestandteil moderner Telefonie-Strategien ist. Wenn eine Verwaltung eine Portal-Nutzung von problemlos erreichbaren 90 Prozent und mehr vorweisen kann, bietet es sich an, dass die Kunden ihr Anliegen auf diesem Weg übermitteln.
Vorausgesetzt, die Bearbeitung erfolgt zügig, wäre das ein deutliches Mehr an Service als ein Telefonat mit frustrierender Rückfrage-Dynamik…

Mehr dazu lesen Sie im Artikel Zwischen Erreichbarkeit und Mitarbeiterentlastung

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Zur Webinar-Anmeldung Telefonie in der Hausverwaltung neu denken