Unser neuer Ansatz für die richtige Textbaustein-Strategie mit PhraseExpress

Zum besseren Verständnis bezüglich „unseres neuen Ansatzes“:
Wir selbst nutzen seit ca. 14 Jahren das für Textbausteine weltmarkführende PhraseExpress und bieten seit vielen Jahren Seminare, Webinare und Workshops für diese Software an.
Auf der Website des deutschen Herstellers ist Folgendes zu lesen: „… nach über 23 Jahren Entwicklung bietet die Textbausteinverwaltung PhraseExpress einen unvergleichlichen Funktionsumfang bei gleichzeitig intuitiver Bedienung“.

Und genau dieser unvergleichliche Funktionsumfang ist eben das Problem. Wir haben bisher versucht, viele Möglichkeiten des Programms darzustellen.
Doch es verhält sich wie bei Excel und Word: Tatsächlich genutzt wird nur ein Bruchteil.
Wir alle wissen, dass Immobilienverwaltungen an der Kapazitätsgrenze arbeiten und eine Überlastung die Regel ist. Ein Programm darf daher keine weitere Komplexität mit sich bringen, sondern sollte so einfach wie möglich funktionieren.
Unser früherer Ansatz mit bestimmten Tastenkürzeln ist daher für das normale Tagesgeschäft nicht mehr relevant. Ebenso der Workflow mit der für viele gut bekannten Raute. Ambitionierte Immobilienverwalter mit besonderen Ansprüchen an das Programm können natürlich gerne weiterhin mit komplexeren Methoden arbeiten und sich damit weitere Funktionen erschließen.
Generell jedoch ist das Ziel, dass Mitarbeiter der Hausverwaltung ohne zeitaufwendige Schulung mit der Software arbeiten können.

Unsere neue Strategie ist, dass mit einem einzigen Klick das unbegrenzt umfangreiche Auswahlmenü bzw. die Baumstruktur aufgeht. Die Volltextsuche steht damit automatisch bereit und Sie können dadurch auf alles zugreifen. Schließlich werden in der Hausverwaltung ständig Textbausteine benötigt: Beschlusstexte, FAQ, Liegenschaftsnummern für den Wärmedienst, Kontaktdaten von Hausmeistern, Objektbezeichnungen und Unzähliges mehr.

Es spielt übrigens keine Rolle, welches ERP-System oder Portal Sie einsetzen. PhraseExpress funktioniert überall, wo Texte eingegeben werden können. Für Grafiken und Dateien gilt dies übrigens auch, wobei das die Einfachheit sprengt, was wir ja vermeiden möchten…
Dasselbe gilt für die KI, zumindest in der Enterprise Version. Auch dafür gibt es Möglichkeiten in PhraseExpress, die allerdings nicht genutzt werden müssen.
Im Gegenteil, Sie können mit PhraseExpress in der für die meisten Zwecke genügenden Professional Variante auf klassische Art und Weise KI-Ergebnisse kontrollieren. Ein fast täglich selbst genutztes Beispiel: In ChatGPT stelle ich eine Frage im Kontext der WEG-Verwaltung.
Die Antworten hören sich meist überzeugend an, doch bekanntlich sollte unbedingt eine Kontrolle erfolgen.
Wenn ich deswegen wissen möchte, was wirklich im § 16 Abs. 2 WEMoG steht, so liefert mir PhraseExpress die hinterlegte Information in tatsächlich drei Sekunden. Dafür klicke ich auf eine Taste, um das Auswahlmenü bzw. die Baumstruktur zu aktivieren.
Damit steht mir per automatischer Volltextsuche das komplette WEMoG zur Verfügung. Allerdings nicht mittels Standardtextbausteindatei des Herstellers. Das heißt, entweder Sie pflegen selbst das WEMoG ein oder nutzen unsere sehr umfangreiche Mustertextbausteindatei. Schließlich müssen Sie das Rad nicht zweimal erfinden.

Ob es mittlerweile Alternativen gibt? Nein, es gibt für die Immobilienverwaltung keine andere Software, welche in dem Kontext an den Nutzwert bzw. den Produktivitätshebel von PhraseExpress heranreicht.
Und mit diesem neuen Ansatz ist unser Webinar auch für frühere Webinar- und Seminarteilnehmer interessant, weil wir uns damit wirklich auf das Wesentliche für die Immobilienverwaltung beschränken. Wie bisher auch, stellen wir allen Webinar- und Workshop-Teilnehmern eine Musterdatei zur Verfügung. Mit einer Vielzahl praxisbewährter Vorlagen, darunter Beschlusstexte, FAQs und weitere Arbeitshilfen. Selbstverständlich auch inklusive dem WEMoG, damit auch Sie innerhalb von drei Sekunden wissen, was im § 16 Abs. 2 steht!

Wenn Sie das Thema interessiert: Am 20.01.2026 bieten wir zu dem Thema ein Webinar an.

Zur Webinar-Anmeldung PhraseExpress: Textbausteine und digitale Arbeitshilfen

Falls Sie eine individuelle Begleitung wünschen, freuen wir uns über die Buchung unseres PhraseExpress-Workshop