ChatGPT: Verantwortung, Leitlinien und Struktur in der Immobilienverwaltung

ChatGPT: Verantwortung, Leitlinien und Struktur in der Immobilienverwaltung

Vom ERP-System und Portal abgesehen, nutzt jede Hausverwaltung auch Sprachmodelle wie ChatGPT. Häufig unbewusst als Schatten-KI, da sich die Geschäftsführung nicht um einen professionellen, durchdachten Einsatz kümmert.
Sprich, die Mitarbeiter nutzen ihre private, meist kostenlose Lizenz und der Datenschutz bleibt außen vor, obwohl es täglich um sensible Eigentümer- oder Mieterdaten geht.

Und selbst wenn eine Business-Lizenz vorliegt, fehlen fast immer konkrete Regelungen für die Mitarbeiter.
Wer sich damit beschäftigt, wird feststellen, dass KI-Richtlinien von der IHK oder von Google heruntergeladen, nicht wirklich zu den Belangen der Hausverwaltung passen. Diese müssen pragmatisch sein und sollten nicht den ohnehin unerfüllbaren Anspruch haben, alles abzudecken, wie es in Großunternehmen regelmäßig von deren Hausjuristen versucht wird. Genau darauf beziehen sich jedoch die handelsüblichen Richtlinien.

Um beim Stichwort Juristen zu bleiben: Zahlreiche KI-Veranstaltungen von diesen sind nicht zielführend, da sie häufig in oberflächlicher Art und Weise vor möglichen Szenarien warnen, jedoch keine konkrete Hilfestellung bieten. Oft fehlt bereits der Bezug zur Chat-GPT-Business-Lizenz im Kontext der DSGVO.

Ebenso kommt ein auf die betriebliche Situation angepasster Projektplan zu kurz. Dabei sollte der Einführung und Nutzung von ChatGPT ein klares Konzept zugrunde liegen, damit nicht jeder damit so arbeitet, wie er es für richtig hält.
Ein Bestandteil dieses Projektplans ist eine kompakte, auf die Branche zugeschnittene KI-Richtlinie für die Mitarbeiter. Diese dürfen ihre Business-Lizenz ausdrücklich auch privat nutzen, was den sicheren Umgang mit der KI fördert.

Bei der betrieblichen wie auch privaten Nutzung sind klare Vorgaben zu beachten, die in einer von den Mitarbeitern zu unterzeichnenden KI-Richtlinie festgehalten sind.

So wird im Punkt „Datenschutz und Vertraulichkeit“ definiert, dass die Nutzung auf Grundlage der Business-Lizenz mit bestehendem Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO erfolgt. Ebenso, dass die Verarbeitung von Eigentümer-, Mieter- und Objektdaten im Rahmen der ordnungsgemäßen Verwaltungstätigkeit zulässig ist. Gleichzeitig werden verbindliche Leitplanken gesetzt.
Insbesondere in der Mietverwaltung wird klargestellt, dass Bonitätsprüfungen, Scoring, Profiling oder vergleichbare Bewertungen einzelner Personen unzulässig sind.
Für die private Nutzung gilt unter anderem, dass keine sensiblen Unternehmensdaten in private Kontexte übertragen werden dürfen.

Auch das Verantwortungsprinzip wird in einem eigenen Abschnitt der KI-Richtlinie definiert: KI-Systeme unterstützen die Arbeit, die fachliche, rechtliche und kaufmännische Verantwortung verbleibt jedoch stets beim jeweiligen Mitarbeiter, der die KI-Ergebnisse vor Verwendung eigenständig prüft.

Ein solcher Assistent kann beispielsweise den Onboarding-Prozess unterstützen. Ein „Unsere Hausverwaltung“-Experte steht dabei für innerbetriebliche Themen aller Art zur Verfügung, wie interne Abläufe, FAQ, Ansprechpartner sowie die von allen Mitarbeitern unterschriebene KI-Richtlinie als verbindlicher Bestandteil der betrieblichen Arbeitsorganisation.

Uns allen ist das enorme Potenzial der KI-gestützten Arbeit bewusst. Entscheidend ist jedoch ihr strukturierter und verantwortungsvoller Einsatz, denn Risiken bringt das Tagesgeschäft der Immobilienverwaltung bereits mehr als genug mit sich.

Siehe dazu auch den aktuellen Artikel „ChatGPT: Verantwortung, Leitlinien und Struktur in der Immobilienverwaltung“