KI-Unterstützung beim Rechnungseingang

In mindestens einer Hinsicht ist die Immobilienverwaltungsbranche seit einigen Jahren zweigeteilt, nämlich in Bezug auf den Zeitaufwand für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen.

Einige Verwaltungen nutzen auch heute noch den gleichen Prozessablauf, der in den 1990er Jahren üblich war. Beim Rechnungseingang werden Tintenstempel auf Papier gedrückt, wobei dieser im gesamten Workflow nicht nur präsent bleibt, sondern ihn sogar dominiert – eine klassische Prozessbremse. Im Gegensatz dazu werden die Rechnungen der Hausverwaltung zusätzlich gescannt, aber nur, damit die Rechnungsprüfung digital erfolgen kann.
Zeitgemäße Verwaltungen sparen dagegen viel Arbeitszeit durch Automatismen bei der Rechnungserfassung, beim Ausfüllen der Überweisungsmaske und bei der Dateiablage inklusive der Zuordnung zu einem Vorgang. Aufgrund der stark gestiegenen Kundenanforderungen bieten die ERP-Anbieter integrierte Lösungen oder kostenpflichtige Zusatzmodule an, mal besser und mal schlechter umgesetzt.

Ob es sich bei der dafür notwendigen OCR-Erfassung einer Rechnung um eine echte KI-Unterstützung handelt oder letztlich nur eine Marketingfloskel darstellt, war einige Zeit lang umstritten. Denn klassische OCR-Systeme verwenden oft feste Regeln und Vorlagen zur Texterkennung, ohne selbstständig zu lernen oder sich anzupassen. Sie erkennen Zeichen durch den Vergleich mit bekannten Mustern.
Doch in Kombination mit maschinellem Lernen und natürlicher Sprachverarbeitung, gilt die-se Texterkennung mittlerweile tatsächlich als KI-Anwendung.

Überraschend ist allerdings, dass sich zumindest bei oberflächlicher Betrachtung die KI beim Rechnungseingang wieder auf dem Rückzug befindet. Denn bekanntlich muss die E-Rechnung ab Jahresanfang 2025 in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden.
Zumindest für die Basisfunktionalitäten wird dabei keine KI benötigt, es geht lediglich um den vorgegebenen elektronischen Austausch von Rechnungsdaten zwischen den Systemen.
So stellt sich die Frage nach den wirklichen Konsequenzen für die Hausverwaltung. Diese sind überschaubar, die ERP-Anbieter sind in der Pflicht. Sie müssen dafür Sorge tragen, dass die E-Rechnung gelesen und verarbeitet werden kann.
Sofern diese Umstellung funktioniert, werden die Durchlaufzeiten schneller, die Fehleranfälligkeit sinkt und es ist ein gewichtiger Schritt zum papierlosen Büro, auch ohne zwingenden Einsatz von KI. Der heute so wichtige Scanprozess mit der Texterkennung wird demnach bedeutungsloser. Doch aus zwei Gründen bleibt uns die KI beim Rechnungseingang nicht nur erhalten, sondern wird in ihrer Relevanz sogar zunehmen

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