Rechnungsverarbeitung in der Hausverwaltung

Eingangsrechnungen fallen bei der Prozessoptimierung häufig durchs Raster, obwohl grob geschätzt 2/3 der eingehenden Dokumente Rechnungen sind.

Eine Hausverwaltung mit 1.000 Einheiten verarbeitet ungefähr 4.000 Rechnungen im Jahr.
Das bedeutet: Bei einer Minute weniger pro Rechnung ergibt dies eine Einsparung von knapp zwei Wochen Arbeitszeit.
Wer hier realistisch seinen Rechnungsverarbeitungsprozess unter die Lupe nimmt, kommt meist auf fünf bis zehn Minuten pro Rechnung.
Eine Gesamtarbeitszeit von nur einer Minute pro Rechnung inklusive Dateiablage ist durch-aus machbar, was also ein enormes Effizienzpotential für die Buchhaltung mit sich bringt.
Das kann bei einer Hausverwaltung der obigen Größe den Wegfall einer kompletten Buch-haltungskraft bedeuten. Ein Rettungsanker für manches Büro, welches seit längerem ver-geblich nach Arbeitskräften sucht.
Möglich machen das moderne Systeme wie die Hausverwaltungs- bzw. ERP-Software Im-power, welche über eine KI-Unterstützung verfügt.
Diese KI sorgt für die Texterkennung und überprüft alle Daten für den Buchungs- und Überweisungsvorgang. Die bisher meist zeitaufwändige Ablage und Benennung der Rech-nung erfolgt automatisiert durch Sharepoint in Verbindung mit Microsoft Power Automate.
Relevante Metadaten werden gespeichert, damit es zu keinem Informationsverlust kommt.
Interessant bei der Lösung von Impower ist, dass als Dokumentenmanagement-System (DMS) der Sharepoint von Microsoft 365 zur Verfügung steht. Es ist also kein separates DMS notwendig, es werden keine unnötigen digitalen Stapel gebildet.
Seitens Sharepoint ist eine direkte Freigabe an Externe, sprich die Rechnungsprüfer, mög-lich.

Eine offene Schnittstelle mit Anbindung an die drei großen Kundenportale Casavi, etg24 und facilioo lässt jedoch auch eine zusätzliche Ablage der Rechnungen im Portal zu. Das dient nicht nur der laufenden oder jährlichen Rechnungsprüfung, sondern unterstützt auch die Vorgangsbearbeitung. Eine direkt beim Vorgang abgelegte Rechnung wird also zusätzlich Zeit einsparen und sorgt damit für schlanke Prozesse.

Spannend ist, dass die rein cloudbasierte Abrechnungssoftware Impower eine Schnittstelle zum Scanner-Hersteller Plustek besitzt, genauer gesagt, zu einer angepassten Version des Dokumentenscanners eScan A350.
Dieser ist betriebsbereit ohne jegliche Installation oder Verbindung zum PC. Die eingescannten Dokumente befinden sich per WLAN direkt im Post- bzw. Rechnungseingang der Im-power nutzenden Hausverwaltung.
Allerdings genügt auch ein handelsüblicher Arbeitsplatz- bzw. Dokumentenscanner wie der beliebte ScanSnap ix1600 von Fujitsu. Hier können die eingescannten Rechnungen fast ebenso komfortabel per Knopfdruck an eine vordefinierte Impower-E-Mail-Adresse ge-schickt werden, welche jedem Kunden individuell zur Verfügung steht.
Damit kann im Übrigen auch die PDF-Rechnung eines Handwerkers per Klick verarbeitet werden, welche bei der Hausverwaltung als E-Mail-Anlage eingeht. Somit sind keine umständlichen Workflows notwendig.

Die Zukunft der Verbuchung und Dateiablage liegt in einer neuen Generation cloudbasierter, schnittstellenoffener Systeme, welche miteinander sprechen können.
Eine weitere Bedingung für eine solche Rationalisierung sind arbeitsablauforientierte Eingabemasken, die keinen Medienbruch mit sich bringen

Mehr dazu im Artikel Rechnungsverarbeitung – aber zeitsparend